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独立オフィス・事務所を構えたら、すぐに用意すべきものリスト
起業したてで、初めて借りたオフィス。場所を借りたは良いものの、オフィスとして機能するよう立ち上げるためには様々な準備・手配が必要です。オフィスの面積や規模によって必要なものは変わりますが、早いうちに用意しておいた方が良いものをリストにまとめました。
初めてのオフィスに必要なものチェックリスト
最低限必要なものをリストアップしました。それぞれの見出しから、詳しい解説へと移動することができます。Web上から簡単に見積もり・比較などができるものにはリンクも掲載しているため、参考にしてみてください。
1.通信まわり
・パソコン
・インターネットプロバイダ
・複合機・コピー機
・電話（回線契約）
2.オフィス家具
・デスク
・チェア
・ミーティング用テーブル
・ミーティング用チェア
3.収納
・キャビネット
・金庫
4.環境
・ゴミ箱（ゴミ袋も）
・シュレッダー
・掃除機
・ウェットティッシュ
・アルコールスプレー
5.事務用品
・クリアファイル
・バインダー
・封筒
・はさみ
・のり
・ホッチキス
・バインダー
・付箋
6.必要に応じて買い足し
・パーテーション
・ホワイトボード
・ホワイトボード用マーカー
・ロッカー
・国内Wi-Fiレンタル
通信まわり
いま、インターネットを使わずに起業をする人はまずいないでしょう。用意しなければ仕事が始められないものから、意外と初期から契約しておいた方が便利なものまでをまとめました。
パソコン
外出することが多いのであればノートPC、オフィス内で仕事することが多いのであればデスクトップPCと考えて購入すれば良いでしょう。エンジニアやデザイナーなどを雇う場合には、OSやスペック、必要になるソフトなどを相談して決めるべきです。
また、資料作成や連絡などシンプルな使用目的の場合には、中古のPCも検討しましょう。いまは、様々なクラウドサービスが発達しているため、利用すれば万が一PCが故障した場合でもデータは無事に済むためです。
インターネットプロバイダ
社内で使うインターネット回線には主に光回線・ADSLがありますが、今は回線速度の速い光回線が一般的です。また、契約にも個人契約と法人契約があります。法人契約にすると、社内用・来客用とWi-Fi回線を分けることができたり、IPが固定になるため社内でサーバーを立てる場合にIP固定の手続きをしなくても済みます。
自分の会社にはどんなプロバイダが合っているのか？どんな契約が必要か？などを決めるためには、一括で見積もりを出してもらうのが1番です。
FLET'S光、Toppa!、Yahoo!BB光フレッツコース、OCN、So-net、plalaなど複数のプロバイダの見積もりと、自分の会社に合った契約を相談するならビマケを使ってみましょう。企業に必要な設備に特化したサービスなので、工事の必要性の有無、セキュリティ対策やサポートを必要とする場合のプランについても解説を聞くことができます。
複合機・コピー機
家庭用複合機（プリンタ）でも良い、と考えている方も多いかもしれません。しかし、ペーパーレスが叫ばれる昨今でも、紙の契約書を取り込んだり、資料を印刷したりと、会社では複合機を高い頻度で使いがちです。そのため家庭用複合機を使っていると、すぐにインク交換が必要になったり、故障したりとストレスが多くなるのです。それに、印刷クオリティはやはり家庭用と業務用では差が付きます。コンペなど改まった場に資料を提出するには、家庭用ではなくキンコーズなどの印刷サービスを利用せざるを得ません。
業務用複合機・コピー機を導入するには3つの方法があります。1つ目はリース、2つ目はレンタル、3つ目は中古品の購入です。どこのメーカーの複合機・コピー機をどんな契約で導入するか？を決めるためには、それぞれのメーカーの見積もりを見比べて決めるべきです。
9メーカーコピー機一括見積もり ビマケ
ビマケでは、9メーカーのコピー機の見積もりが一括で行えるだけではなく、初期導入費用の割引と72,000枚の紙が無料になるサービスが付いてきます。それぞれのメーカーの特徴、リース・レンタル・中古品導入の違いも見ることができるため、起業に向けて複合機・コピー機の導入を検討しているなら一度目を通してみましょう。
電話（回線契約）
もしまだ従業員が1人もいないのであれば、会社の電話番号として携帯番号を使うのは一応可能です。しかし、信用面・電話番号変更の際の手続き・社員が増えたときに運用しづらくなるなど長期的に考えるとデメリットが多いでしょう。また、IP電話はプロバイダとセットになっていることも多く、安価に導入できるところが魅力的ですが、特性上インターネット回線が落ちたら繋がらなくなるという最大のデメリットがあります。インターネットプロバイダと同じように、電話の契約にも比較が必要です。電話回線を開通させるための工事は必要なのか？電話加入権はどうなる？など見積もりを出してから検討しましょう。
こちらのページではISDN回線・アナログ回線・ひかり電話・NTT加入電話の違いや、それぞれの料金モデルなどが紹介されています。また、固定電話にかかってきた電話を携帯で受けることが出来るボイスワープオプションなど、起業したばかりの時にあった方が良いオプションについても見積もり時に相談してみると良いでしょう。
オフィス家具・収納
仕事をするためにはデスクとチェアが必要です。また、来客時の打ち合わせや社内でのミーティング用に使うテーブルと椅子も忘れずに。ミーティングスペースはパーテーションで区切ると理想的ですが、スペース・予算の都合ですぐに用意するのが難しいのであれば、追って準備しても良いでしょう。また、収納のためのキャビネットや金庫も用意しましょう。金庫には重要な書類や印鑑などを保管しておくために、火災に耐えられるもの・盗難対策がされているものが望ましいです。
オフィス家具は検索してみると様々な通販サイトがありますが、それらの多くは新品購入・中古購入・リースに区分されます。人数やスペース面積に合わせたパック商品もたくさんあるため、簡単に揃えたいのであればオススメです。少しでも安く良いものを揃えたいのであれば、新品・中古を合わせた比較ができるビマケで見積もりを出してみましょう。実際に家具を買う際に面倒なのが、オフィススペースと家具の寸法ですが、ビマケではオフィスを訪問して家具を提案するサービスも実施しているため、スペースに不安がある場合にも安心です。
環境
オフィスを立ち上げる時に、つい忘れがちなのがオフィス環境を保つためのアイテムです。起業してすぐに清掃業者を頼める企業は少ないはず。最低限、これらのアイテムは揃えていつもキレイなオフィスを目指しましょう。
■ゴミ箱（ゴミ袋も）
オフィスのある自治体やビルのゴミ分別に合わせた数を用意しましょう。事業者ゴミは一般ゴミと分別が違ったり、出せる量が決まっていたりする上に、ビルによってルールが違うので入居時にしっかりと確認する必要があります。ゴミ袋も指定されていることが多いため、あらかじめ購入しておきましょう。
■シュレッダー
情報漏洩防止のために、シュレッダーは初期から用意しておくのがオススメです。全自動でもコンパクトな商品が出ているため、オフィスのスペースや使用頻度に合わせて最適なものを選びましょう。
■掃除機
きれいなオフィスを保つために、マメに掃除機を掛ける習慣をつけましょう。オフィスが広くないのであれば、スティック掃除機で十分です。
■ウェットティッシュ
台拭きを使おうにも、干す場所がないオフィスも多いでしょう。ウェットティッシュがあれば広い用途で役立つため、1つは置いておきましょう。
■アルコールスプレー
洗剤を使わなくてもアルコールスプレーで対処できる汚れはたくさんあります。汚れを見つけたらこまめに拭き取る習慣をつけましょう。
事務用品
オフィスを構えた初期には「細かいものは必要になってから買えば良い」と考えてしまいがちな事務用品。必要になるたびにコンビニに買いに行くのはストレスになるため、始めに揃えてしまいましょう。よく使うことが想定されるアイテムを最初に揃えると、「どんな事務用品をどれくらいの期間で使い切るのか」という使用頻度も把握できるため将来的にアスクルなどの定期便サービスを利用する時に役立ちます。
オフィス事務用品の通販サービス
アスクル
たのめーる
あっとオフィス
オフィスデポ
必要に応じて買い足し
オフィスを構えたばかりの時には、必須ではないけれど、あった方が便利なものをまとめました。
パーテーション
オフィス家具の項目でも触れたパーテーションは、オフィスのスペースが足りないと邪魔になりがちです。オフィスに慣れてからどうしても必要だと思った場合や、意外とスペースに余裕が出来た場合に購入を検討しましょう。工事が必要な据え置き型から、置くだけで設置できるもの、防音効果があるものなど用途にあったものを選べます。
ホワイトボード
これも、邪魔になりやすいものです。しかし、従業員が増えミーティングの機会も増えるようであれば、購入しましょう。何も置かれていない壁があるなら、自立型ではなく貼付けて使えるタイプを購入するとスペースの削減になります。
ホワイトボード用マーカー
ホワイトボードを買うなら忘れずに。すぐにインクが切れるので購入時には多めに買っておいたほうが便利です。
ロッカー
従業員が増えたり、事業に使う荷物が増えてきたならロッカーがあると便利です。金庫に入れるほどではないけれど、人目を避けたい書類やものなどを収納しておくのにも役立ちます。
国内Wi-Fiレンタル
社用のWi-Fiルーターを契約するほどではないけれど、出張が増えてきた、という時期にはレンタルWi-Fiを利用するのがオススメです。
ビマケを経由して「Wi-Fiレンタルどっとこむ」を利用すれば、会員限定価格で日本全国で使えるWi-Fiルーターをレンタルすることができます。受け取り・返却はコンビニ・宅配・空港カウンターのどちらでもOK。出張が決まったら、すぐに申し込めば1日で発送されます。
おわりに
自分のオフィスを持つと、事業を成長させていく決意がみなぎるものです。オフィスの開設にもっと役立つよう、当記事は随時加筆を続けていきます。
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